皆さんが仕事で当たり前のように使っているメールの受信方式、2種類あることをご存知でしょうか?
1つはPOPという方式です。POPはメールサーバーからパソコン本体にメールをダウンロードします。
もう1つはIMAP。IMAPはサーバー上でメールを管理する仕組みです。
スマートフォンでメールの設定をしても、メールの未読既読情報が異なる場合はPOPの設定をしているはずです。では全てIMAPにしてしまえば良いのでは、と思われるでしょうが、全員がサーバーにメールデータを残しているとサーバーの容量が圧迫されて、気が付いたら容量いっぱい使ってしまっていて送受信ができない、なんてことになりますので、管理が必要です。また、容量が重くなるとサーバーに負荷がかかり、メールのやりとりに時間がかかってしまうこともあります。
メリット・デメリットはそれぞれにあるので、会社のシステム担当の方か、周りの詳しい方に聞いてみてください。外出が多い方はスマホでも見るためにIMAPにしておくと便利ですし、パソコンが壊れた時もIMAPの場合はデータがサーバーにあるのでデータが消えることもありません。
私自身は定期的にメール情報を整理しながらIMAPを使う、というのがいい気がしていますが、それも会社の規模やサーバーの容量によります。
ここで1つ、裏技とまではいきませんが、知っておくと便利な設定があります。POPの設定をGmailを経由すると、サーバー容量圧迫せずに、IMAPとして使う、ということができます。社内ルールでGmailが使えないこともあると思いますのでまずは、社内担当者に確認してみてください。検討の価値ありだと思いますよ。

新田新田